Оргтехника

Офисная техника - неотъемлемая часть технического оборудования любого офиса. Слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала. К офисной технике в широком смысле можно отнести любые технические средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек и кончая компьютерами и их сетями. К офисной технике в узком смысле относят лишь технические средства, используемые в бумажном делопроизводстве, и средства административно-управленческой связи. В более узком смысле слова под оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи

Современные средства оргтехники разделяют на следующие виды:

• электронные (персональный компьютер);
• коммуникационные (телефон проводной, телефон мобильный, селектор, факс, электронная почта);
• печатающие (печатная машинка, принтер, плоттер);
• множительные (копировальный аппарат, сканер);
• презентационные (multi-media проектор);
• многофункциональные устройства (сканер-принтер-копир, сканер-факс-копир в одной упаковке).

Основными группами средств оргтехники являются:

1. Копирование и оперативное размножение документов:

• фотографическое копирование (самый давний способ копирования, в результате которого получается фотография документа-оригинала. Обеспечивает высокое качество и точность копирования, но требует дорогих расходных материалов);
• ксерография (является в настоящее время наиболее распространенным способом копирования. Более 70% мирового парка копировального оборудования составляют электрографические копировальные аппараты (ЭГКА), посредством которых изготавливается свыше 50% всех копий, получаемых в мире.);
• термография (самый оперативный способ копирования (десятки метров в минуту), позволяющий получать копию на специальной, достаточно дорогой термореактивной бумаге или на обычной бумаге, но через термокопировальную бумагу);
• Светокопирование (применяется для копирования большеформатной чертежно-технической документации); цифровое копирование и др.)
• Электронно-графическое копирование (оно основано на оптическом считывании документов (фотодиоды преобразуют проектируемое на них изображение документа в электрические сигналы) и электроискровой регистрации информации на специальный носитель копии);
• Средства оперативной полиграфии (гектографическая печать; офсетная печать, трафаретная печать. Ризография ).

2. Составление и изготовление текстовых документов: Персональный компьютер; Печатная машинка; Диктофонная техника.

3. Обработка документов:

• Адресовальные машины (широко используются для впечатывания в документы локальных фрагментов текстов, чаще всего стандартных: адресов клиентов, заголовков счетов, заявлений, извещений, платежных документов);
• Штемпелевальные устройства (нуменаторы) служат для печатания на документах коротких цифровых сообщений: номеров, индексов, даты и т.д.
• Маркированные машины (вместо марок на конвертах печатают почтовые штампы с указанием даты почтового отправления и суммы оплаты. При печатании на счетчике франкировальной машины накапливаются суммы платежей, подлежащих исполнению. Такой почтовый штамп может содержать краткое рекламное объявление, наименование организации, ее адрес, телефоны);
• Ламинаторы (машины для защиты документов от влаги, пыли, масла, небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитного покрытия. Ламинировать целесообразно ценные бумаги, объявления, обложки книг и отчетов, меню, визитки, технические талоны и многие другие документы).
• Брошюровальные (устройства для автоматической фальцовки и скрепления брошюр с помощью металлических скрепок);
• Степлеры (выполняют скрепление брошюр проволочными скрепками. Степлеры работают с блоками стандартных скрепок. Они могут быть ручными и электрическими. Ограничением толщины скрепляемой стопки листов являются используемые скрепки);
• переплетное оборудование ( выполняют скрепление блока бумаг пластмассовыми или металлическими пружинами; скрепление блока бумаг пластиковыми пластинами; переплетение блока бумаг с помощью термообложек клеевым способом);
• машины для уничтожения документов (все производимые в настоящее время уничтожители бумаг различаются по видам резки документов, своими размерами, скоростью резки и производительностью, отсутствием или наличием бункера для измельченных документов, его емкостью, шириной щели для разрезаемых листов бумаги);
• Фальцевальные машины (устройства для выполнения различных видов фальцовки (сгибания) бумаг по заданному формату и аккуратного складывания их);
• Листоподборочные машины (автоматы для подборки (сортировки) отпечатанных листов в блоки, например, для последующего изготовления книг, брошюр и т.д.);
• Листоукладочные машины (вибрационные машины, выравнивающие пачки бумаг);
• Пачковязальные машины (служат для обвязки пачек шпагатом или лентой свариваемой, липкой и др.)
• Бумагорезательное оборудование (предназначено для резки рулонной или иной бумаги на листы потребительских форматов и для обрезки (выравнивания) краев готовых книг и брошюр).

4. Поиск, хранение и транспортировка документов: папки; микрофильмы; картотеки; тележки; транспортеры и др.

5. Административно-управленческая связь: телефонная связь; офисные АТС; радиотелефонная; пейджинговая; телеграфная; факсимильная; Глобальная информационная сеть Интернет; Сотовые системы связи; Персональная спутниковая связь; Видеоконференции (по видеотелефону).

6. Презентационные средства:

• Проекционный аппарат (портативный и стационарный) позволяет проецировать на экран изображение с прозрачной пленки или специальной жидкокристаллической панели.
• Видеоролик (это небольшой сюжет о фирме и ее услугах. Длительность видеоролика не должна быть более 5—10 минут, чтобы: во-первых, не утомлять зрителя, во-вторых, впечатление о фирме у зрителя складывается уже в первые минуты просмотра, и нет смысла тратить дальнейшее время.
• Мультимедиапроектор (является, по сути, большеразмерным монитором компьютера со всеми его возможностями. Мультимедиапроектор способен выводить информацию как с компьютера, так и с видеомагнитофона. В последнем случае он выступает как проекционный телевизор. Такие возможности проектора наиболее эффективно используются, если в качестве презентации выступает или видеоролик, или презентационная программа, подготовленная, например, в Microsoft Power Point).

Общие требования безопасности при работе с оргтехникой:

Строго запрещается: -трогать руками разъемы соединительных кабелей; -прикасаться к питающим проводам;-прикасаться к экрану и тыльной стороне монитора, клавиатуры; -вскрывать корпус системного блока; переподключать внешние устройства в случае их неисправности с одного компьютера на другой; - класть диски, книги, тетради на монитор, системный блок, клавиатуру, принтер и другие устройства; -работать во влажной одежде и влажными руками; -употреблять пищу и напитки за компьютерным столом.

Необходимо: -бережно обращаться с техникой; -соблюдать правила личной гигиены при работе с техникой и содержать в чистоте рабочее место.

Санитарное состояние:-строго необходимо следить за чистотой монитора, системного блока, клавиатуры, мыши и оргтехники; -для поддержания чистоты необходимо протирать системный блок, монитор, мышку и клавиатуру (спиртовым раствором); -для предупреждения нарушения зрения необходимо содержать в чистоте экран монитора, протирая его специальными салфетками или сухой тканевой салфеткой.

Требования охраны труда в аварийных ситуациях: В случае появления неисправности в работе прибора следует выключить его. При плохом самочувствии, появлении головной боли, головокружения и пр. прекратить работу. При поражении электрическим током немедленно отключить оборудование, оказать первую помощь пострадавшему.